Vigencia: 18/10/2023
I. Objetivo
El objetivo, consiste en dotar a la Dirección Archivo General de un proceso de gestión que permita organizar y trabajar la demanda de digitalización de documentación de archivo e información general según los plazos establecidos.
II. Alcance
La presente abarca desde la recepción de solicitudes hasta la digitalización y control. Pasando por el registro, búsqueda de expedientes, informes, información al solicitante y control de calidad.
III. Consideraciones Generales
1. La solicitud de digitalización de expedientes a la Dirección Archivo General (DAG) se efectúa exclusivamente a través de la aplicación disponible en intranet “Solicitud de Expedientes”.
2. La solicitud de carpetas de registro de empleadores, registro de firma de empleadores, búsqueda de información por fichero alfabético, consulta de expedientes no registrados en ANME, búsquedas de expedientes extraviados registrados en otras dependencias, solicitudes de expedientes en tránsito al Archivo General y solicitudes de reconstrucciones, se realiza a través de la casilla de correo DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL.
3. Las solicitudes de resoluciones se realizan a través de la casilla de correo “SOLICITUD DE RESOLUCIONES”.
4. Las consultas deben ser canalizadas a través de la casilla de correo “CONSULTAS ARCHIVO GENERAL”.
5. El registro de ingreso y trazabilidad de las solicitudes, se efectúa a través del Sistema Administración de Archivo (SADA).
5.1 El plazo de cumplimiento de las solicitudes se establece en siete (7) días hábiles, o en el término que determine en el futuro la Dirección Archivo General.
6. Para su mayor comprensión se dividen las solicitudes en los siguientes apartados:
A. Solicitudes de Expedientes.
B. Solicitudes de Resoluciones.
C. Solicitudes de registro de empleadores y registro de firma.
D. Solicitudes de búsqueda de antecedentes de número de expediente por fichero alfabético y registro de inventario.
E. Solicitud de entrega de reconocimientos de servicios resueltos favorablemente a titulares y/o apoderados, demanda de secuestros, oficios, vista de expedientes a Peritos calígrafos.
F. Reclamos.
G. Expedientes en Mesa de entrada.
H. Reconstrucciones.
I. Vista.
J. Control.
K. Desafectaciones.
7. El procesamiento del universo de solicitudes estará a cargo de la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo, de acuerdo a los lineamientos establecidos en la normativa vigente LOGI-18-10 “Procedimiento control y procesamiento información de archivo de la Dirección Archivo General”, o la que la reemplace en el futuro.
8. Las solicitudes que se reciban a través de la aplicación BUSS JUS, cuyos expedientes registren en tránsito y no hayan ingresados físicamente al Archivo General, la Coordinación Gestión de Archivo solicitará a la Oficina remisora mediante correo electrónico, el envío de los mismos a través de bolsín.
8.1. En caso de no localización, solicita la reconstrucción de las actuaciones conforme la norma de procedimiento LOGI-23-01, registrando la solicitud de reconstrucción a través de la emisión de correo electrónico a la casilla de correo DIIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL.
IV. Flujograma de Macronivel
Nota: el flujograma no se publica.
V. Detalle de Tareas
Oficinas Descentralizadas / Oficinas Centrales
1. Canaliza los pedidos a través de los medios pertinentes, de acuerdo a la documentación pretendida:
1.1 Confecciona requerimiento de digitalización de expedientes, registrados en dependencias del Archivo General, a través de la aplicación “SOLICITUD DE EXPEDIENTES”.
1.2 Realiza los requerimientos detallados a continuación, a través de la casilla de correo “DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL”:
- Expedientes que registren en tránsito a dependencias del Archivo General
- Reconstrucción de expedientes en los términos establecidos en la norma de procedimiento LOGI-23-01 “BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”, o la que la supla en el futuro.
- Legajos de empleadores
- Registro de firma de empleadores
- Empresas quebradas
1.3 Efectúa pedido de las resoluciones serán solicitadas mediante la casilla de correo “SOLICITUD DE RESOLUCIONES”.
1.4 Realiza a través de la casilla de correo “CONSULTAS ARCHIVO GENERAL”, las siguientes solicitudes:
- Búsqueda de números de expedientes por fichero alfabético
- Búsqueda de expedientes registrados en otras dependencias
- Consultas sobre plazos de guarda
- Búsqueda de expedientes no registrados en ANME
- Otras consultas sobre temas archivísticos
Coordinación Gestión de Archivo
A. Solicitudes de Expedientes
1. Recibe las solicitudes a través del módulo SADA de extracción de expedientes.
2. Busca los expedientes en el Archivo físico conforme ANEXO I.
2.1. Si no encuentra expediente, registra la falta de localización en el módulo búsqueda de expedientes de SADA y da respuesta al solicitante.
2.2. Si encuentra expediente, realiza la reubicación del mismo en un contenedor con numeración exclusiva para digitalización.
3. Procede a la digitalización y firma digitalmente de los expedientes conforme la norma de procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo Documental de ANSES en Archivo General”, o la que la reemplace en el futuro, y marca en el módulo SADA como digitalizado.
4. Solicita a través de correo electrónico a la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo, la certificación de digitalización integral de los expedientes. Dicha Coordinación procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I- Control”.
B. Solicitudes de Resoluciones
1. Recibe las solicitudes a través del módulo de Solicitud de Resoluciones.
2. Efectúa la búsqueda conforme “ANEXO II - PAUTAS PARA LA BÚSQUEDA DE RESOLUCIONES”.
2.1. Si no localiza, registra en SADA en el módulo búsqueda de resoluciones y da respuesta al solicitante.
2.2. Si localiza, procesa digitalmente, marca en el módulo búsqueda de resoluciones de SADA como localizado, para que la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo pueda proceder según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I - Control”.
2.2.1. Envía al solicitante vía correo electrónico en archivo adjunto el pdf del documento escaneado.
C. Solicitudes de registro de empleadores y registro de firma
1. Recibe las solicitudes a través del módulo búsqueda de carpetas del registro de empleadores.
2. Efectúa la búsqueda de la carpeta registro del empleador solicitado conforme pautas de las EX - Cajas.
2.1. Si no localiza, informa al área solicitante vía correo electrónico y registra en SADA en el módulo búsqueda de registro de empleadores.
2.2. Si localiza, da de alta en SIEEL con tipo de trámite 776 y numeración de expediente automático.
3. Efectúa la digitalización conforme norma de procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo Documental de ANSES en Archivo General”, o la que la reemplace en el futuro.
4. Registra en SADA el cumplimiento, para que la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo pueda proceder según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I - Control”.
D. Solicitudes de búsqueda de antecedentes de número de expediente por fichero alfabético y registro de inventario
1. Recibe las solicitudes a través del módulo de consultas por fichero alfabético y registro de inventario.
2. Verifica a través de SADA módulo consulta, por las siguientes variables de búsqueda:
- Números y tipos de documentos
- Apellido y Nombre
2.1. Si no localiza antecedentes a través de SADA, verifica por fichas alfabéticas por nombre y apellido.
2.2. Si localiza antecedentes a través de SADA, informa al solicitante vía correo electrónico el resultado de las búsquedas efectuadas.
3. Registra en SADA módulo consultas el resultado de la búsqueda.
4. Informa a la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo, a la casilla de correo “Consultas Archivo General”, para que ésta proceda según lo detallado en puntos 1 y 2 del apartado “I- Control”.
E. Solicitud de vista presencial, secuestros, oficios, Peritos calígrafos.
Coordinación Análisis y Recepción Documental
1. El Operador de atención al público, verifica que el solicitante de la vista en forma presencial, acredite documentación de respaldo para acceder a la vista o entrega de un expediente en forma presencial
1.1 Titular de expedientes para entrega de Reconocimientos de servicios – documento de identidad
1.2 Apoderado de expedientes - carta poder y documento de identidad
1.3 Oficial de Justicia AD HOC - Oficio de designación y documento de identidad
1.4 Perito - Oficio de designación y documento de identidad
2. En caso de acreditar derecho, consulta a trasvés de ANME el número de expediente solicitado y a través de SADA la ubicación en el Archivo.
3. De registrarse expediente en el Archivo General, emite correo electrónico a la casilla de correo DIRECCIÓN ARCHIVO GENERAL solicitando el expediente que corresponda.
Coordinación Control y Procesamiento información de Archivo
4. Efectúa la lectura de la solicitud desde la casilla pública y procede a registrar el pedido en SADA en el ítem “carga de e-mail y gestión” y genera pedido a la Coordinación Gestión de Archivo.
Coordinación Gestión de Archivo
5. Efectúa la búsqueda del expediente requerido, registra en SADA el resultado de la búsqueda, marcando en el ítem carga de e-mail y gestión como localizado o no localizado (NOC).
6. Realiza la reubicación de contenedor en numeración de vista de expedientes y cambia de estado en SADA a ECR.
7. Entrega el expediente a la Coord. Análisis y Recepción Documental sector atención de público o información en caso de no localización.
Coordinación Análisis y Recepción Documental
6. Procede a:
6.1 Entregar expedientes de reconocimiento de servicios a titulares y/o apoderados conforme procedimiento vigente, al código de dependencia ENTREGADO AL TITULAR o ENTREGADO AL APODERADO según corresponda.
6.1.1. En caso de no localizarse un expediente, procederá de oficio a gestionar la reconstrucción del expediente conforme la norma de procedimiento LOGI-23-01 “BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”.
6.2 Entrega de expedientes por requerimiento de demanda de secuestro, a Oficiales de la Justicia AD-HOC, efectuando remito en SIEEL a la dependencia solicitante.
6.2.1. En caso de no localizarse un expediente, procederá de oficio a gestionar la reconstrucción del expediente conforme norma de procedimiento LOGI-23-01 “BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS” e informar por nota a la dependencia solicitante sobre la gestión de reconstrucción de las actuaciones.
6.2.2 Resuelta la reconstrucción, procederá a remitir las actuaciones a la dependencia solicitante.
6.3. Vista de expedientes a Peritos designados.
6.3.1. Deja constancia en el expediente sobre la vista concedida, colocando la fecha de la vista y haciendo firmar al Perito designado con la leyenda “he tomado vista de las actuaciones en el día de la fecha”.
6.3.2. Digitalizar los expedientes que no entrega en soporte papel conforme la norma de procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo Documental de ANSES en Archivo General”.
6.3.3. En caso de no localizarse un expediente informará por nota de estilo a la dependencia/organismo solicitante.
Dirección Archivo General - Sector Apoyo Técnico
F. Reclamos
1. Recibe los siguientes reclamos:
1.1. CCC (Carta Compromiso con el Ciudadano)
1.2. Telegramas y cartas documentos
1.3. Oficios (mandamientos de secuestros)
1.4. Reclamos presenciales de titulares y apoderados de expedientes
1.5. Reclamos por vía telefónica
1.6. Reclamos Vía correo electrónico
1.7. Notas por GDE (Gestión Documental Electrónica)
2. Registra los pedidos en SADA módulo solicitud de expedientes habilitado para el sector Apoyo Técnico.
3. Recibe los expedientes y efectúa la reubicación de los mismos en contenedor con numeración asignada al área para digitalización.
3.1. Si no se ubica el expediente, informa al solicitante por el mismo medio por el cual recibió el requerimiento y marca en módulo reclamos de SADA como no localizado.
3.2. Si se ubica el expediente, procede a efectuar la digitalización conforme norma de procedimiento LOGI-05-07 “Procedimiento de Digitalización del Fondo Documental de ANSES en Archivo General”, o la que la reemplace en el futuro.
4. Solicita a la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo la certificación de digitalización integral de los expedientes. Dicha Coordinación procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I- Control”.
Coordinación Análisis y Recepción Documental
G. Expedientes en Mesa de entrada
1. Recibe a través del módulo búsqueda de expedientes de SADA, la nómina de expedientes a buscar, con registro en el reservorio de mesa de entradas.
2. Efectúa la búsqueda de los expedientes solicitados.
2.1. Si no halla expedientes, informa en el módulo búsqueda de expedientes el resultado obtenido, para posterior intervención de la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo, de acuerdo a la normativa vigente.
2.2. Si halla expedientes, recibe en ANME y registra la localización en el módulo búsqueda de expedientes.
3. Realiza el registro en el módulo inventario de SADA y carga en contenedor asignado a búsqueda de expedientes de mesa de entradas.
4. Consigna el número de expediente en el libro registro de salidas y hace entrega al área de gestión para la digitalización del expediente.
5. Solicita la certificación de digitalización integral de los expedientes. Dicha Coordinación procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I- Control”.
H. Reconstrucciones
1. Recibe a través de SADA (módulo Reconstrucciones), la solicitud de reconstrucción de expedientes.
2. Efectúa la búsqueda de expedientes y antecedentes para gestionar la reconstrucción.
2.1. Si no localiza el expediente, procede a la reconstrucción conforme norma de procedimiento LOGI-23-01 “BÚSQUEDA Y RECONSTRUCCIÓN DE EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS”.
2.2. Si localiza el expediente, procede a la digitalización del mismo y registra en SADA en el módulo reconstrucciones como “localizado” e informa al solicitante.
3. Solicita a través de correo electrónico a la Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo, la certificación de digitalización integral. Dicha Coordinación procede según lo detallado en puntos 1, 2 y 3 del apartado “I - Control”.
I. Vista
1. La vista de expedientes a titulares y apoderados se hará exclusivamente en formato digital a través de la clave de seguridad social ingresando a la página de mi ANSES.
Coordinación Control y Procesamiento de Información de Archivo
J. Control
1. Recibe, mediante correo electrónico, el pedido de certificación de digitalización integral de la documentación, u obtiene información a través de los registros obrantes en SADA.
2. Certifica la digitalización (de corresponder), cumplimenta el “ANEXO III - ACTA DE CERTIFICACIÓN” y remite vía correo electrónico al sector solicitante la documentación pertinente.
3. Confecciona “ANEXO IV - ACTA SOLICITUD DE DESAFECTACIÓN” y entrega documentación a desafectar a la Coordinación Selección y Desafectación Documental. Continúa en apartado “J - Desafectación”.
4. Cumplimenta los siguientes ANEXOS, siguiendo las pautas establecidas por la Dirección Archivo General:
4.1. Efectúa el control cuali-cuantitativo, de acuerdo al indicador de la producción estimada mensual, en forma aleatoria y representativa del universo de solicitudes. ANEXO V - REGISTRO CONTROL DE CALIDAD.
4.2. Confecciona la matriz de evaluación y límite de riesgo. “ANEXO VI - MATRIZ ANÁLISIS DE FALLAS”.
4.3. Cumplimenta la Certificación de Evaluación. “ANEXO VII - CERTIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD”.
5. Entrega a la Coordinación Monitoreo para su gestión ulterior.
Coordinación Selección y desafectación Documental
K. Desafectación
1. Gestiona las solicitudes de desafectación recibidas conforme norma de procedimiento LOGI-04-01 “Selección y desafectación documental”.
VI. Nómina de Anexos
ANEXO I - BÚSQUEDA DE EXPEDIENTES
ANEXO II - PAUTAS PARA LA BÚSQUEDA DE RESOLUCIONES
ANEXO III - ACTA DE CERTIFICACIÓN
ANEXO IV - ACTA SOLICITUD DE DESAFECTACIÓN
ANEXO V - REGISTRO CONTROL DE CALIDAD
ANEXO VI - MATRIZ ANÁLISIS DE FALLAS
ANEXO VII - CERTIFICACIÓN DE CONTROL DE CALIDAD
Nota: los Anexos no se publican.